Il catalogo degli errori del ciclo passivo: 22 casi trovati in 109 aziende

In un anno abbiamo aperto i documenti del ciclo passivo di 109 aziende italiane di distribuzione. Ordini, conferme d'ordine, DDT, fatture.

Gli errori qui sotto non sono ipotesi. Sono quelli che si ripetono, azienda dopo azienda, raccontati quasi sempre con le stesse parole.

Te li diamo tutti, con il metodo per controllarli a mano. Se poi vorrai che li controlli qualcun altro, sai dove trovarci.

Scarica il catalogo in PDF — sei pagine, nessuna email richiesta.

Come è organizzato

Quattro documenti, nell'ordine in cui arrivano. Per ogni errore trovi cosa succede, come te ne accorgi e come si controlla a mano.

I quattro documenti raccontano la stessa cosa quattro volte. Gli errori nascono quasi sempre nel passaggio da uno all'altro.

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1. L'ordine

L'ordine non esiste come documento

Passa su WhatsApp, al telefono, o dentro il portale del fornitore. Dopo non c'è niente da confrontare.

"Ci sono gli ordini che funzionano tramite WhatsApp."

Come te ne accorgi: quando arriva la fattura e nessuno sa dire cosa era stato ordinato davvero.

Come si controlla a mano: pretendi un documento anche per gli ordini informali. Anche solo una mail a te stesso con data, articolo, quantità e prezzo concordato. Se non è scritto, non è successo.

Il prezzo concordato a voce

Rinegoziato caso per caso, ricordato da una persona sola.

Come te ne accorgi: la fattura non torna e non hai un riferimento scritto per contestare.

Come si controlla a mano: ogni accordo verbale va confermato per iscritto lo stesso giorno, anche con due righe. Il momento buono è subito, non a fine mese.

Gli articoli fuori listino

Quelli occasionali, presi fuori dai fornitori abituali, con listini vecchi o inesistenti.

"Molti articoli che trattiamo sono al di fuori dei fornitori standard, con listino poco aggiornato."

Come te ne accorgi: il margine su quelle righe è sempre una sorpresa.

Come si controlla a mano: tienili in una lista a parte e ricontrolla il prezzo a ogni acquisto. Sono pochi e costano in modo sproporzionato.

L'articolo a rotazione bassissima

Lo vendi una volta ogni due o tre anni. Il prezzo in anagrafica è fermo a quella volta.

Come te ne accorgi: quando lo rivendi, e il costo di riacquisto è un altro pianeta.

Come si controlla a mano: prima di quotare un articolo fermo da più di un anno, chiedi il prezzo aggiornato. Sempre.

La catena email che si spezza

Mandi l'ordine a un indirizzo, ti risponde un altro, e il collegamento è perso.

"Mi rispondono da un altro indirizzo senza tenere la catena legata, e non so mai da chi arriva questo documento."

Come te ne accorgi: apri un PDF di dodici pagine solo per capire di chi è.

Come si controlla a mano: metti il numero d'ordine nell'oggetto e chiedi al fornitore di lasciarlo. È la cosa più economica che puoi fare oggi.

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2. La conferma d'ordine

È il documento che quasi nessuno controlla, ed è quello dove si decide tutto il resto.

La conferma arriva dopo la merce

O non arriva affatto.

"Molto spesso i fornitori non le inviano. Arriva prima la merce in magazzino."

Come te ne accorgi: hai la merce a terra e nessun documento che dica a che prezzo e per quando.

Come si controlla a mano: una lista degli ordini aperti senza conferma, guardata una volta a settimana. Sono quelli che ti faranno male.

La data di consegna che non è una data

Il fornitore dichiara la settimana, non il giorno.

"Più che indicare il giorno indicano la settimana."

Come te ne accorgi: non puoi promettere niente al tuo cliente senza un margine di sicurezza che ti mangia il servizio.

Come si controlla a mano: converti la settimana nel venerdì di quella settimana e trattala come una scadenza vera. Se sfora, solleciti il lunedì dopo.

La data che cambia e nessuno lo nota

È la discrepanza più frequente in assoluto fra ordine e conferma.

Come te ne accorgi: quasi mai in tempo. Te ne accorgi dal cliente che chiama.

Come si controlla a mano: confronta la data dell'ordine con quella della conferma, riga per riga, il giorno stesso che la conferma arriva. È noioso ed è l'unico controllo che salva la promessa al cliente.

Arrotondamenti diversi fra conferma e fattura

Lo stesso fornitore usa due regole e non se ne accorge.

"Mettono in conferma quarantatré per cento e poi in fattura quarantatré e rotti. Lo fanno sempre."

Come te ne accorgi: differenze di pochi centesimi a riga, che su volume diventano soldi veri.

Come si controlla a mano: su ogni fornitore ricorrente verifica una fattura al mese riga per riga. Se lo sconto non torna, è sistematico e non casuale.

Le conferme che si accumulano senza essere associate

Centinaia di file in una cartella, nessun legame con l'ordine.

"Devo sempre andare a vedere centinaia di file. Dopo tre mesi saranno trecento."

Come te ne accorgi: cercare una conferma costa più che rifare l'ordine.

Come si controlla a mano: rinomina ogni conferma con numero d'ordine e fornitore nel momento in cui arriva. Trenta secondi allora, dieci minuti dopo.

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3. Il DDT e la consegna

Non arriva mai tutto insieme

Ogni consegna parziale è un DDT, e ogni DDT è un controllo.

"Non ci fanno un'unica consegna con tutto."

Come te ne accorgi: hai tre bolle per un ordine e nessuna quadra da sola.

Come si controlla a mano: tieni una riga per ordine con quanto è arrivato finora, non quanto è arrivato oggi. Il saldo, non il movimento.

La fattura arriva prima della bolla

E gli articoli vanno incastrati a mano.

"La fattura è già arrivata, però la bolla non c'è. Bisogna incastrare queste informazioni."

Come te ne accorgi: l'amministrazione ti chiede un documento che non hai ancora.

Come si controlla a mano: non caricare una fattura senza la bolla corrispondente. Mettila in sospeso, non in contabilità.

La merce manca o è rotta ma il DDT è corretto

Il documento dice che è arrivato tutto. La realtà no.

Come te ne accorgi: settimane dopo, quando serve il pezzo.

Come si controlla a mano: la firma sul DDT vale come accettazione. Chi scarica conta prima di firmare e annota la riserva sul documento. Non c'è scorciatoia.

La sostituzione silenziosa

Il fornitore manda una variante o un'annata diversa e non lo dichiara.

Come te ne accorgi: a magazzino, o peggio dal cliente.

Come si controlla a mano: confronta i codici articolo del DDT con quelli dell'ordine, non le descrizioni. Le descrizioni si somigliano, i codici no.

Gli omaggi che rompono il prezzo medio

Ne ordini cento, te ne mandano centoventi, e il prezzo unitario che avevi in testa non esiste più.

"Ti ho ordinato cento, me ne dai venti in omaggio. Il prezzo che avevi messo non è più quello."

Come te ne accorgi: il margine calcolato non corrisponde mai a quello reale.

Come si controlla a mano: registra gli omaggi come riga separata a valore zero, non come sconto sul totale. Cambia tutto nel calcolo del margine.

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4. La fattura

La fattura che non viene controllata

Non per pigrizia. Perché non c'è il tempo.

"La fattura non viene controllata, perché essendo un'operazione manuale non abbiamo la possibilità in termini di tempo."

Come te ne accorgi: non te ne accorgi. È il punto.

Come si controlla a mano: se non puoi controllarle tutte, controlla il venti per cento più caro e il cento per cento di quelle dei tre fornitori che sbagliano di più. La casualità non serve a niente.

La fattura con trenta ordini dentro

E codici fornitore che non corrispondono ai tuoi.

Come te ne accorgi: ci vuole mezza giornata per una fattura sola, quindi non si fa.

Come si controlla a mano: chiedi al fornitore di fatturare per ordine, non per periodo. Molti lo fanno se glielo chiedi, e ti restituisce ore.

Il prezzo fatturato diverso dal concordato

Lo scopri solo se controlli, e controllare è manuale.

"Stabilisci un listino con un fornitore, e questo lo disattende. Per riscontrarlo devi obbligatoriamente fare un controllo manuale."

Come te ne accorgi: quasi mai. Ed è il motivo per cui succede ancora.

Come si controlla a mano: tieni il listino concordato in un file separato dal gestionale, con data. Il gestionale mostra il netto, non l'accordo.

La fattura per merce mai arrivata

Succede, e più spesso di quanto sembri.

"Se mi arriva una fattura di diecimila euro di merce che non ho mai ricevuto, forse è il caso di accorgersene."

Come te ne accorgi: solo incrociando con i DDT. Non c'è altro modo.

Come si controlla a mano: nessuna fattura va in pagamento senza almeno un DDT collegato. È la regola singola che fa risparmiare più soldi di tutte.

Le fatture di cortesia che non arrivano

E la riconciliazione si blocca lì.

"Salvo quei fornitori che ti mandano la fattura di cortesia. Un buon trenta per cento."

Come te ne accorgi: hai il documento fiscale ma non quello leggibile, e il controllo si ferma.

Come si controlla a mano: chiedi la cortesia in PDF a tutti i fornitori ricorrenti. È una richiesta banale che quasi nessuno fa.

I costi che compaiono solo alla fine

Accise, trasporti, sovrapprezzi che nella conferma non c'erano.

Come te ne accorgi: in fattura, quando contestare costa più che pagare.

Come si controlla a mano: sulla conferma verifica che ci siano tutte le voci accessorie e non solo il prezzo merce. Se mancano, chiedile prima che parta la spedizione.

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5. I due errori che non stanno in nessun documento

Il cruscotto che urla

Chi mette in piedi un controllo automatico senza soglie finisce peggio di prima.

"Mi arrivano una marea di discrepanze. Non riesco a capire quali sono davvero gli ordini che non ricevono conferma."

Un controllo che segnala tutto non segnala niente. Le discrepanze sotto una soglia di valore e di giorni vanno assorbite in silenzio.

Lo strumento tarato su una persona sola

"In realtà questo strumento lo usiamo tutti."

Se il controllo regge solo quando c'è quella persona, quello che hai è una dipendenza.

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E adesso, quanto ti costa

Hai la lista. La domanda dopo è quanto ti sta costando oggi, e quella dipende dai tuoi numeri.

Sul calcolatore inserisci ordini fornitore al mese e i minuti che dedicate a documento. Escono ore all'anno e costo, e te li mandiamo in PDF.