Registrazione fatture di acquisto, guida per chi ne riceve centinaia

Registrare una fattura di acquisto vuol dire annotarla nel registro IVA degli acquisti e in contabilità con un numero di protocollo progressivo, così che produca i suoi effetti sul costo, sull'imposta e sul debito verso il fornitore. Da quella singola operazione discendono tre effetti nello stesso istante, una scrittura contabile, un movimento sul saldo del fornitore, una riga di scadenziario con la data di pagamento.

È l'ultimo passaggio del ciclo passivo prima del pagamento, e il lavoro cambia a seconda del documento che si ha davanti.

Cosa vuol dire registrare una fattura di acquisto

Vuol dire annotarla nel registro IVA degli acquisti con un protocollo progressivo e rilevarla in contabilità. Da quel momento il documento esiste per il fisco, per il bilancio e per lo scadenziario.

Cosa nasce da una registrazione

Tre effetti partono insieme. La scrittura contabile che porta il costo e l'imposta. Il movimento sul saldo del fornitore. La riga di scadenziario con la data di pagamento.

Non è proprio solo la registrazione della fattura come importo, no? Ma poi ne nasce la registrazione contabile e lo scadenziario.

Dove si colloca nel ciclo passivo, e cosa viene prima

La registrazione chiude il ciclo passivo e apre il pagamento. Le fasi che la precedono sono descritte nella guida al ciclo passivo. Il controllo del documento viene prima, e ha una guida sua su cosa si controlla prima di registrare una fattura di acquisto.

Opsy lavora nel passaggio che viene prima, dentro la posta elettronica. Raccoglie dallo SDI e dalle mail le conferme d'ordine, i documenti di trasporto e le fatture di uno stesso flusso, li mette a confronto riga per riga e fa emergere le differenze. Opsy non registra le fatture e non scrive in contabilità, quella parte resta a chi la firma.

Registrazione fatture attive e passive, due registri e due lavori diversi

Una fattura attiva la scrive l'azienda, quindi i dati sono già suoi e la registrazione conferma quello che ha appena emesso. Una fattura passiva arriva da fuori con dati scritti da qualcun altro, e prima di registrarla serve verificare che corrispondano a quello che è stato ordinato e ricevuto.

I due flussi finiscono in registri distinti, le attive nel registro delle vendite, le passive nel registro degli acquisti, con protocolli separati.

Perché il lavoro si concentra sul ciclo passivo

Sul lato attivo il documento nasce dentro il gestionale, con i prezzi dell'azienda. Sul lato passivo entra dall'esterno, in un formato deciso dal fornitore, che è anche chi ha scritto la cifra da pagare. Il rischio economico sta tutto da questa parte.

Quali tipi di fattura di acquisto arrivano, e come cambia il lavoro per ognuno

Le fatture di acquisto che arrivano a un distributore sono almeno quattro famiglie, e ognuna si confronta con un documento diverso prima di essere registrata. La famiglia decide quanto lavoro serve, molto più del numero di righe.

Tipo di documento	Cosa arriva insieme	Contro cosa si confronta	Cosa cambia nella registrazione
Fattura di merce con documento di trasporto	Un documento di trasporto già ricevuto	L'ordine e il carico di magazzino	Caso lineare, segue il carico già fatto
Fattura riepilogativa	Più documenti di trasporto dello stesso fornitore	Tutti i documenti richiamati	Un solo protocollo per più consegne
Fattura di servizi con tariffario	Un dettaglio di prestazioni, nessun trasporto	Il tariffario concordato	Nessun carico, costo imputato per centro
Fattura senza imposta addebitata	Spesso solo il documento, per posta elettronica	Le condizioni e il regime applicabile	Un passaggio in più sull'imposta

La fattura riepilogativa porta un solo protocollo per consegne caricate in giornate diverse. I termini di emissione stanno nella guida alla fattura differita.

La fattura del corriere, quella che nessuno spiega

Una fattura di servizi si confronta con il tariffario concordato invece che con un ordine. Il dato da verificare riga per riga è il peso dichiarato alla spedizione contro il peso fatturato dal vettore.

Poste Italiane ci manda riga per riga la spedizione e ci dice peso dichiarato, quindi quello che mettiamo noi sull'etichetta quando la stampiamo.

Il documento su cui si lavora e quello che si registra sono due documenti diversi

La fattura ufficiale arriva in XML dallo SDI, il PDF di cortesia dello stesso documento arriva per posta elettronica. Chi controlla apre il secondo, perché si legge e si confronta a occhio con il documento di trasporto. Il percorso in entrata sta nella guida alla fatturazione elettronica per la distribuzione.

Come si registra la fattura di un fornitore estero

Le fatture dei fornitori esteri si dividono in tre famiglie, beni acquistati da un fornitore dell'Unione europea, beni acquistati da un fornitore extra UE, servizi ricevuti da un soggetto non residente. Cambia il documento che entra in contabilità e cambia il momento in cui l'imposta viene assolta.

C'è anche un fatto operativo. Le fatture italiane arrivano dallo SDI, quelle estere arrivano per posta elettronica in PDF e in alcuni casi ancora su carta, quindi il documento va cercato dove nessun canale automatico lo deposita.

I beni acquistati da un fornitore dell'Unione europea seguono un meccanismo di integrazione proprio, già trattato nella guida dedicata ai controlli che precedono la registrazione.

Cosa cambia quando il fornitore è fuori dall'Unione europea

All'importazione di beni l'imposta si assolve in dogana, e il documento che entra in contabilità è la bolletta doganale, che ai fini della registrazione e della detrazione segue le regole previste per le fatture di acquisto (Agenzia delle Entrate, risposta a interpello sull'IVA assolta in dogana).

Per i servizi ricevuti da un soggetto non residente il destinatario emette autofattura e la trasmette al Sistema di Interscambio (Agenzia delle Entrate, domande frequenti su autofatture e integrazioni).

Sul caso concreto fa fede il commercialista.

Cosa sono le fatture da ricevere e quando si registrano

Le fatture da ricevere sono i costi già sostenuti nell'esercizio per i quali il fornitore non ha ancora emesso la fattura. Si rilevano a chiusura di periodo per competenza, e si stornano quando la fattura arriva e viene registrata.

Perché oggi il presidio è un foglio tenuto a mano

L'elenco delle fatture attese vive spesso fuori dal gestionale, compilato a mano a chiusura di bilancio incrociando le consegne dell'anno con le fatture già protocollate.

Abbiamo un Excel a mano dove ci segniamo tutti quelli che ci devono ancora fare la fattura.

La frase arriva da un'azienda italiana di servizi ambientali, quindi da un settore diverso dalla distribuzione tecnica. Il problema nasce ovunque la merce arrivi prima della fattura, quindi anche in distribuzione.

La regola operativa, segnalare la fattura attesa che non arriva

I tempi di fatturazione dei fornitori vanno dal giorno dopo la consegna fino a tre mesi, e in qualche caso arrivano a fine anno, quando il divario diventa un problema di competenza. La regola pratica è una sola. Un documento di trasporto senza fattura collegata dopo un certo numero di giorni deve venire fuori da solo, invece di essere cercato a dicembre.

Quando il metodo manuale smette di reggere, e da cosa dipende

Il carico si misura nel numero di documenti che ogni fattura obbliga a far quadrare, più che nel numero di fatture. Cinquecento fatture con un documento di trasporto ciascuna sono un lavoro diverso da trecento fatture che ne richiamano cinque a testa.

Un distributore di forniture industriali e ricambi dentro una rete consortile dichiara circa 350-400 fatture di acquisto al mese. Da una nostra misura sul loro flusso, ogni pratica mette insieme in media 2,7 documenti fra contratto, documento di trasporto e fattura.

L'asimmetria fra il caso pulito e il caso limite

La maggior parte delle fatture si chiude in pochi minuti. Una minoranza consuma la giornata, perché richiama documenti sparsi, perché il fornitore ha fatturato con mesi di ritardo, perché la merce è arrivata in due volte. Il metodo che regge a cinquanta fatture al mese si rompe su quella minoranza, mai sulla media.

Una differenza che emerge dopo la registrazione si chiude con una nota di credito del fornitore, un altro documento da attendere.

Il conto che conviene fare prima di cambiare qualcosa

Per un mese si contano i documenti da far quadrare con una fattura, invece delle fatture registrate. Chi trova un rapporto vicino a uno a uno può continuare così, e vale la pena scriverlo. Chi ne trova cinque o dieci per fattura ha già la risposta. Il metodo per farli combaciare sta nella guida alla riconciliazione documentale.

Conviene registrare le fatture in cloud o dentro il gestionale

La registrazione contabile resta dove sta la contabilità, quindi dentro il gestionale, in sede oppure raggiungibile da fuori. Il criterio di scelta riguarda dove vivono i documenti e chi li deve vedere, più che dove si batte la registrazione.

Chi lavora su più sedi, o con uno studio esterno che chiude la contabilità, ha bisogno di documenti raggiungibili senza girare allegati per posta. Chi sta in una sede sola, con l'archivio in ufficio, ha un vincolo in meno. Le differenze fra i sistemi in uso nella distribuzione stanno nella guida ai gestionali.

Da dove si comincia se le fatture sono già centinaia

Si prende un mese di fatture di acquisto e si conta, per ognuna, quanti documenti obbliga a recuperare prima di poterla registrare.

Il controllo riga per riga fra i documenti che precedono la fattura arriva prima della registrazione, e Opsy fa quello leggendo dalla casella di posta. La registrazione resta al gestionale e a chi la firma.

Per i distributori dentro una rete consortile il quadro di settore sta nella pagina dedicata ai consorzi di distribuzione. Il punto di ingresso è una prova sui propri documenti reali.

Venti minuti sui vostri documenti di un mese

Si parte da un mese di fatture di acquisto e dai documenti che ognuna richiama. Il confronto riga per riga si vede dal vivo.

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