Un gestionale magazzino tiene le giacenze, registra carichi e scarichi e dice dove sta la merce. Al carico conferma che qualcosa è entrato e in che quantità.
Se quella merce sia quella ordinata, alle condizioni che il fornitore ha confermato, e se la fattura chiederà la stessa cifra, lo dicono quattro documenti. Ordine, conferma d'ordine, DDT e fattura arrivano in momenti diversi, e il magazzino non li mette a confronto.
Questa guida è scritta per titolari, acquisti, amministrazione e magazzino di un distributore B2B da 15-50 dipendenti, spesso fra i distributori dentro un consorzio d'acquisto. Alla fine si sa cosa aspettarsi da un gestionale di magazzino, cosa resta scoperto fra il carico e i documenti del fornitore e quali domande fare prima di sceglierne uno.
Cosa fa un gestionale di magazzino, giacenze, carico e scarico
Un gestionale di magazzino registra articolo, quantità, ubicazione, movimento e valore. Il dato arriva da due fonti, l'ordine scritto nel gestionale e la conta di chi scarica la merce.
Cosa registra e da dove arriva il dato
Le funzioni di base sono le stesse in quasi tutti i prodotti, dal modulo dentro il gestionale aziendale allo strumento dedicato.
- Giacenza, quanti pezzi ci sono di ogni articolo, deposito per deposito.
- Movimenti, ogni carico da fornitore, ogni scarico verso cliente, ogni trasferimento interno.
- Ubicazione, la scaffalatura o la zona dove sta l'articolo.
- Valore, il costo di ogni carico, che serve a valorizzare la rimanenza.
La quantità attesa al carico viene dall'ordine fornitore digitato in casa. La quantità reale viene da chi apre i colli e conta, a mano o con un lettore.
Il carico si fa contro l'ordine scritto in casa
Il responsabile di un'aggregata di ferramenta e utensileria della rete ha raccontato come lavora la sua azienda. L'ordine fornitore viene caricato nel gestionale e resta nello stato di ordine inviato.
Quando arriva la conferma del fornitore, l'ufficio acquisti la mette a fianco dell'ordine, a mano, e corregge quello che è cambiato. Solo dopo porta l'ordine allo stato di evadibile, e da quel momento il magazzino sa che può caricarlo.
Il confronto con la conferma lo fa quindi una persona, e il risultato arriva al magazzino sotto forma di un cambio di stato. Acquisti, magazzino e amministrazione vedono ognuno un pezzo dello stesso ordine.
Il punto cieco
Il magazzino carica ciò che conta contro un ordine che qualcuno, forse, ha già aggiornato. Se l'aggiornamento è saltato, il carico torna lo stesso.
Gestionale di magazzino o WMS, quale serve a un distributore
A un distributore da 15-50 dipendenti con uno o due depositi di solito basta il modulo magazzino del gestionale. Il WMS, il programma dedicato a governare il magazzino fisico, serve quando i depositi sono più di uno, le righe di prelievo sono molte ogni giorno e c'è personale che lavora solo lì.
Cosa aggiunge il WMS
Il WMS gestisce ubicazioni precise, liste di prelievo, percorsi fra le corsie, inventario a rotazione e lettori collegati in rete. Il modulo magazzino del gestionale tiene giacenze e movimenti, con un livello di ubicazione più semplice.
Quando serve davvero
Il WMS si ripaga quando il tempo di chi prepara gli ordini pesa più del tempo di chi li controlla. In un'azienda con un magazzino e qualche migliaio di codici il collo di bottiglia sta quasi sempre altrove.
Il punto cieco condiviso
Entrambi lavorano sulla merce. Nessuno dei due legge la conferma del fornitore o la fattura, quindi entrambi lasciano scoperta la stessa colonna.
| Cosa serve | Gestionale di magazzino | WMS | Controllo dei documenti |
|---|---|---|---|
| Giacenze per articolo e deposito | sì | sì | no |
| Ubicazioni e prelievo | in parte | sì | no |
| Lettura del codice a barre | sì | sì | no |
| Confronto con la conferma del fornitore | no | no | sì |
| Confronto fra DDT e fattura | no | no | sì |
Il codice a barre al carico, cosa conferma e cosa no
Un gestionale magazzino con codice a barre conferma che quel pezzo è quell'articolo e quanti ne sono passati sotto il lettore. Se l'articolo era nell'ordine, a quale data e a quale prezzo il fornitore l'aveva confermato e quanti ne dichiara il DDT, il lettore non lo sa.
Cosa prova la lettura
Nella stessa aggregata di ferramenta e utensileria, all'arrivo della merce il magazzino controlla i colli e passa ogni prodotto sotto un terminale con lettore. A quel punto il gestionale trasforma da solo l'ordine fornitore in bolla da fornitore.
Il carico è rapido e preciso sull'identità del pezzo. Registra quello che è passato sotto il lettore, e il confronto con la conferma resta quello fatto prima, a mano, dagli acquisti.
Le etichette non sono uniformi
La lettura funziona quando l'etichetta collabora. La responsabile amministrativa di un'azienda di distribuzione ha spiegato che ogni produttore mette l'etichetta come preferisce, e a volte il codice viene preso e a volte no.
In quel magazzino lavorano due lettori, uno per i codici a barre e uno per i codici QR. Ogni formato di etichetta va impostato sul lettore in base alla stringa di dati che porta, e il tempo perso si accumula a ogni carico.
Nei ricambi il codice cambia da fornitore a fornitore
Il magazzino ricambi è dove il codice a barre aiuta di più e dove il codice articolo del fornitore tradisce di più. Arriva simile, troncato o diverso da quello in anagrafica, e senza una tabella di corrispondenza la riga non si abbina.
Per capire quali parti un gestionale presidia e quali no, c'è la guida su cosa copre un gestionale aziendale e cosa lascia scoperto.
Dove il carico smette di dire la verità, ordine conferma DDT e fattura
Il carico torna con l'ordine scritto in casa e può non tornare con la conferma, con il DDT e con la fattura. Quattro documenti arrivano in quattro momenti a tre uffici diversi, e il magazzino vede solo la conta.
La conferma che cambia la data
Il fornitore conferma, e spesso cambia qualcosa. Un titolare di utensileria della rete guarda prima di tutto la data di consegna confermata, che raramente è quella chiesta, come racconta la guida alla riconciliazione dei documenti.
Se la conferma non viene riportata sull'ordine, il magazzino aspetta una merce che arriverà un'altra settimana, o carica a un prezzo che il fornitore aveva già cambiato.
Il DDT con la consegna parziale
Una consegna parziale porta un DDT con meno righe o meno pezzi dell'ordine. Il residuo deve restare aperto, e una parte dei DDT arriva ancora su carta, dentro il collo.
I campi da guardare quando la merce arriva sono già raccolti nella guida su cosa controllare sul DDT quando la merce arriva.
La fattura che chiede il listino
La fattura arriva settimane dopo e a volte porta il prezzo di listino al posto di quello confermato. L'amministrazione lo scopre quando incrocia la fattura con i DDT del mese, se lo scopre. Tempi e ruoli dei due documenti sono spiegati nella guida sulle differenze fra DDT e fattura.
Il titolare di un distributore di utensileria della rete descrive proprio questo passaggio. Il DDT si controlla allo scarico e si valorizza con un carico, poi la fattura si incrocia con tutti i DDT del mese di quel fornitore.
Quando i conti non tornano, ha detto, l'errore spesso sta nel carico fatto in casa. Un tasto sbagliato, sei pezzi diventati cinque, e la differenza salta fuori solo davanti alla fattura.
Senza carico e scarico il confronto serve ancora di più
La responsabile amministrativa di un'altra aggregata della rete lavora con un gestionale che non tiene carico e scarico di magazzino. Verifica e redazione dei documenti, ha raccontato, sono tutte a mano.
Per lei è proprio questa la ragione per cui serve uno strumento che metta a confronto quanto è scritto sul DDT con quanto i suoi addetti vedono arrivare davvero.
Chi tiene insieme i quattro documenti
Opsy è il gestionale costruito per la distribuzione italiana per questo tratto del lavoro. Raccoglie ordine, conferma, DDT e fattura di ogni acquisto da fornitore, li affianca riga per riga e segnala dove non coincidono. Su quelle righe decide una persona, che parte dalla segnalazione invece di rileggere ogni documento.
Giacenze, ubicazioni e lettori restano al gestionale di magazzino dell'azienda, che continua a contare la merce come fa oggi.
Magazzino e contabilità, dove il carico sbagliato torna fuori
Il carico entra nella valorizzazione delle giacenze e nel costo del venduto, e la fattura differita di fine mese richiama i DDT. Un carico mai confrontato riemerge in contabilità come differenza da spiegare o come valore di magazzino sbagliato a bilancio.
Dalla giacenza al valore
Ogni carico porta con sé un costo, e la somma dei costi dà il valore della rimanenza. Un pezzo in più o un prezzo sbagliato al carico spostano quel valore senza che nessuno se ne accorga al banco.
Il DPR 695 del 1996 lega le scritture ausiliarie di magazzino a soglie di ricavi e di rimanenze superate per due periodi d'imposta di seguito. Chi le supera tiene anche quelle scritture, e lì ogni movimento deve reggere.
La fattura differita richiama i DDT
La fattura differita raccoglie le consegne del mese. Secondo le risposte dell'Agenzia delle Entrate sull'emissione delle fatture elettroniche va emessa entro il 15 del mese successivo e può riportare anche solo data e numero dei DDT.
Il riscontro quindi avviene sui DDT, e se un DDT è stato caricato male la differenza emerge lì. Come si muovono i due documenti è spiegato nella guida su fattura differita e DDT.
Quando la valorizzazione non regge più
La responsabile amministrativa di un'azienda di distribuzione ha raccontato che sul suo magazzino pesano ancora carichi fatti in passato. I prodotti restano a scaffale per anni, e nel frattempo sono cambiate gestioni, acquisti e perfino la società, con delle fusioni.
Sulla rimanenza, ha ricordato, si pagano le tasse, e per questo ricontrolla a mano ogni riga di valorizzazione. La sistemazione completa l'ha dovuta rimandare per dare la precedenza ad altre scadenze.
Gestionale di magazzino gratis o open source, cosa copre e cosa lascia fuori
Un gestionale magazzino gratis o open source copre giacenze, movimenti, anagrafica articoli e spesso la lettura dei codici dal telefono. Per un deposito con pochi fornitori e poche centinaia di codici è una scelta sensata.
Cosa copre
Il foglio di calcolo delle giacenze, le app gratuite per telefono e i progetti open source con un modulo magazzino fanno bene le cose di base. Si inserisce un articolo, si registra un carico, si legge un codice, si vede quanto resta.
Dove si rompe
I limiti arrivano quando l'azienda cresce, e di solito arrivano insieme.
- Più ubicazioni o più depositi, che lo strumento gestisce male o fa pagare a parte.
- Lettori da collegare, con formati di etichetta da impostare uno per uno.
- Valorizzazione, con il costo medio o l'ultimo costo calcolati in modo diverso da come li vuole il commercialista.
- Collegamento con la contabilità, che spesso manca o va costruito.
- Aggiornamenti e assistenza, cioè chi lo aggiorna e chi risponde quando si ferma il giorno della consegna grossa.
Cosa non copre nessuno, a pagamento o gratis
Il confronto fra il carico e i documenti del fornitore resta fuori anche dagli strumenti a pagamento. Cambiare strumento di magazzino sposta il problema senza chiuderlo.
Come si sceglie un gestionale di magazzino semplice, quattro domande da fare in prova
Prima di scegliere un gestionale di magazzino semplice conviene chiedere al fornitore da dove prende la quantità attesa, come tratta le consegne parziali, chi vede le differenze e come il carico passa in contabilità. Sono quattro domande da fare durante la prova, con i propri documenti.
- Da dove prende la quantità attesa al carico, dall'ordine o dalla conferma del fornitore? Se la prende dall'ordine, qualcuno dovrà riportare a mano ogni conferma.
- Cosa succede a una consegna parziale, l'ordine resta aperto per il residuo? Un residuo chiuso per errore sparisce dal radar degli acquisti.
- Chi vede la differenza fra DDT e conta, il magazzino o l'amministrazione? Se la vede solo il magazzino, l'amministrazione la ritrova in fattura settimane dopo.
- Come passa il carico in contabilità e nella fattura differita? Da qui dipende se un errore di carico resta in magazzino o finisce nel valore a bilancio.
Il controllo fra ordine, conferma, DDT e fattura si vede meglio su un ordine vero dell'azienda.
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Domande frequenti
- Cosa fa un gestionale di magazzino in un'azienda di distribuzione?
- Tiene le giacenze articolo per articolo, registra carichi e scarichi, indica l'ubicazione della merce e ne calcola il valore. In un'azienda di distribuzione prende la quantità attesa dall'ordine scritto nel gestionale e la confronta con la conta del magazziniere. Quello che il fornitore ha confermato, consegnato sul DDT e chiesto in fattura resta su documenti che il magazzino di solito non confronta.
- Che differenza c'è tra un gestionale di magazzino e un WMS?
- Il gestionale di magazzino tiene giacenze e movimenti; il WMS governa anche ubicazioni, prelievi, percorsi, lettori e inventari, ed è pensato per magazzini grandi con molte righe di prelievo al giorno. A un distributore con uno o due depositi di solito basta il primo. Entrambi lavorano sulla merce e nessuno dei due confronta ordine, conferma, DDT e fattura del fornitore.
- Un gestionale di magazzino con codice a barre controlla anche che la merce sia quella ordinata alle condizioni confermate?
- No. Il lettore di codici a barre conferma che il pezzo è quell'articolo e quanti ne sono passati al carico. Data di consegna, prezzo e quantità confermati dal fornitore stanno nella conferma d'ordine, e quanto dichiarato dal fornitore sta sul DDT. Per sapere se il carico torna con quei documenti serve un confronto fra i documenti stessi, fuori dalla lettura del codice.
- Come si collega il gestionale di magazzino alla contabilità?
- Il carico entra nella valorizzazione delle giacenze e nel costo del venduto, e la fattura differita di fine mese richiama i DDT delle consegne. Per questo un carico sbagliato non resta in magazzino. Riemerge in contabilità come differenza da spiegare fra fattura e DDT, oppure come valore di magazzino inaffidabile al momento del bilancio.
- Cosa copre un gestionale di magazzino gratis o open source e cosa lascia fuori?
- Copre giacenze, movimenti, anagrafica articoli e spesso la lettura dei codici dal telefono, e regge bene un deposito con pochi fornitori e poche centinaia di codici. Lascia fuori, o fa pagare in manutenzione, ubicazioni multiple, collegamento con la contabilità, valorizzazione, aggiornamenti e assistenza. In nessun caso confronta il carico con conferma, DDT e fattura del fornitore.
- Come si tiene un magazzino ricambi quando ogni fornitore usa un codice diverso?
- Serve una tabella di corrispondenza fra il codice articolo interno e quello di ogni fornitore, tenuta aggiornata. Nei ricambi il codice del fornitore cambia spesso, arriva simile, troncato o diverso da quello in anagrafica, e il codice a barre aiuta solo se l'etichetta è leggibile dal lettore. Le righe che non trovano corrispondenza vanno controllate prima del carico.
- Cosa deve avere un gestionale di magazzino semplice per un distributore da 15-50 dipendenti?
- Giacenze per deposito, carico e scarico collegati agli ordini, gestione delle consegne parziali con il residuo che resta aperto, lettura dei codici a barre e passaggio dei movimenti in contabilità. Prima di sceglierlo conviene chiedere da dove prende la quantità attesa al carico e chi vede le differenze fra DDT e conta, il magazzino o l'amministrazione.
- Chi controlla che il carico a magazzino torni con ordine, conferma, DDT e fattura?
- Di solito nessuno per intero. Gli acquisti guardano la conferma, il magazzino conta la merce, l'amministrazione vede la fattura settimane dopo. Opsy è il gestionale costruito per la distribuzione italiana che raccoglie i quattro documenti di ogni ordine fornitore, li affianca riga per riga e segnala dove non coincidono, così una persona decide su quelle righe invece di rileggere tutto. Giacenze e ubicazioni restano al gestionale di magazzino.
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